Automatiza tus tareas diarias con Microsoft Flow

Automatiza tus tareas diarias con Microsoft Flow

¿Buscas ser más productivo en tu día a día? ¿Has probado alguna herramienta que permita realizar de forma automática determinadas tareas? Con Microsoft Flow podrás automatizar tu flujo de tareas diarias conectándote con varias aplicaciones al mismo tiempo.

¿Qué es Microsoft Flow?

Microsoft Flow es una herramienta perteneciente al paquete de Office 365 que permite automatizar determinadas tareas a través de distintos servicios en la nube.

Al utilizar Microsoft Flow puedes conectarte a todas las aplicaciones pertenecientes a Microsoft, así como a otras muchas como Google Drive, Dropbox, Blogger, MailChimp, YouTube, etc. También con redes sociales tales como Facebook, Twitter o Instagram.

Para poder establecer un flujo de trabajo automatizado, tendrás que tener la licencia Office 365. Una vez adquirida, puedes encontrar Microsoft Flow en el menú de aplicaciones.

¿Cómo funciona Microsoft Flow?

Existen numerosas plantillas de flujos de trabajo sobre las que puedes comenzar a establecer tus tareas, o bien puedes crear tú mismo una propia desde cero.

Para que se entienda de forma sencilla, los flujos de trabajo se establecen en base a una acción desencadenante. Es decir, cuando ocurra la cosa X, se procederá a realizar los pasos A, B y C. Lo bueno de Microsoft Flow es que estos pasos pueden realizarse en distintas aplicaciones.

Algunos de los flujos de tareas automatizadas que encontramos en las plantillas de Microsoft Flow son:

  • Registrar automáticamente las respuestas de un formulario en SharePoint
  • Guardar datos adjuntos de correos de Outlook.com en One Drive
  • Recibir notificaciones Push cada vez que llegue un correo del jefe
  • Realizar un seguimiento de respuestas de Forms en una hoja de Excel

Sin embargo, también se pueden crear flujos de tareas totalmente personalizados combinando las aplicaciones que necesites. Solo tienes que marcar una acción desencadenante y unas condiciones. Por ejemplo, si se responde “Sí” en el formulario, se procederá a enviar X email automatizado. También se pueden incluir ajustes de periodicidad en los flujos de tareas.

Planes de Microsoft Flow: ¿cuál escoger?

Lo primero es que puedes disponer de Microsoft Flow de manera gratuita que permite hasta 750 ejecuciones al mes. Con lo cual, si quieres saber cómo funciona y probar a realizar flujos de tareas automatizadas puedes hacerlo de forma gratuita.

Una vez que hayas probado Microsoft Flow, si consideras que es necesario ya que ahorra en tiempo y da una mayor productividad para tu empresa, puedes contratar una versión un poco más extendida por $5.00 al mes cada usuario.

Las principales ventajas de esta versión es que te incluye hasta 4.500 ejecuciones y también la utilización de conectores Premium. Los conectores son todas aquellas aplicaciones desde las que podemos realizar los flujos de tareas. Algunas aplicaciones Premium son: Windows Defender, Microsoft Translate, Trustual, UserVoice, SurveyMonkey, MySQL, LiveChat o MailChimp, entre otras.

Si posees una gran empresa y necesitas automatizar muchísimos flujos de tareas, así como otro tipo de flujos de negocio, configurar aspectos desde la directiva de la empresa y todo ello con la mayor velocidad posible, entonces te conviene coger el plan de $15.00 al mes por usuario. Este plan de Microsoft Flow incluye hasta 15.000 ejecuciones al mes con todos los conectores.

Conclusiones sobre Microsoft Flow

Si acostumbras a utilizar muchas aplicaciones de Microsoft en el trabajo o si los conectores que propone Microsoft Flow son de gran utilidad para ti o para tu empresa, entonces deberías probar a utilizarlo. Con Microsoft Flow ahorrarás tiempo en tareas menudas al crear flujos de tareas automatizados y también te puede servir para recibir notificaciones que creas relevantes.

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