Cómo adjuntar documentos PDF en Dynamics 365

Cómo adjuntar documentos PDF en Dynamics 365

Microsoft Dynamics 365 Sales ya es capaz de generar documentos de cotización en formato PDF en distintas entidades como cuentas, contactos, oportunidades, clientes potenciales y facturas. Para mejorar aún más esta opción, Dynamics Sales cuenta con la posibilidad de adjuntar estos archivos PDF generados, en Microsoft SharePoint o como una nota adjunta.

Los documentos PDF (Portable Document Format) son el tipo de archivo de texto más utilizado a la hora de intercambiar información a través de internet por empresas y particulares, ya que entre sus múltiples ventajas destaca su independencia del tipo de sistema operativo que se utilice.

Ventajas de adjuntar documentos PDF en Dynamics Sales

Al crear un PDF en el formulario principal en un registro de entidad de Sales, la aplicación proporcionará una opción para guardar o descargar el documento PDF generado. Al guardar el documento PDF Sales ahora existe la posibilidad de adjuntarlo en SharePoint o simplemente como nota adjunta.

Adjuntar PDF como archivo adjunto en Microsoft SharePoint

Microsoft SharePoint es una plataforma moderna para el acceso compartido y la colaboración en entornos empresariales, enfocada a promover y facilitar el trabajo en equipo desde cualquier lugar, en cualquier momento y de forma eficiente y segura.

Si en Dynamics 365 Sales el almacenamiento de documentos de SharePoint está habilitado, la opción Guardar adjuntará el documento generado en SharePoint. Desde SharePoint los miembros del equipo de trabajo podrán acceder al contenido del PDF inmediatamente.

Adjuntar PDF como archivo adjunto como una nota adjunta

En el caso de que no se utilice SharePoint, el documento PDF generado se almacenará como una nota adjunta a la línea de tiempo (Timeline) de Dynamics Sales. Todos los miembros del equipo de trabajo dispondrán de acceso a este documento acudiendo a la línea de tiempo, por lo que facilitará el acceso a los datos de forma automática, sin necesidad de envíos por correo u otro tipo de medios.

Mejora la eficiencia de los equipos de venta

Compartir de manera inmediata los documentos PDF que se generan en las distintas entidades de Dynamics Sales proporciona mayor agilidad a la hora de acceder a la información, facilitando que los miembros del equipo puedan tomar decisiones más rápidas y eficientes.

Tanto si se utiliza el almacenamiento de SharePoint como si se guarda directamente en la línea de tiempo, el acceso puede realizarse en cualquier momento y desde cualquier lugar.

Los documentos PDF pueden considerarse el estándar a la hora de presentar documentos o enviarlos a través de internet. Dynamics 365 Sales ya incorporó la posibilidad de generar este tipo de documentos en la mayoría de sus funciones como facturas o cuentas. Ahora han ido un paso más allá, añadiendo la posibilidad de adjuntar los documentos PDF generados en Microsoft SharePoint, o añadiéndolas como nota adjunta dentro de la línea de tiempo de Sales.

Sales es una herramienta de Dynamics 365 que permite que las empresas alineen su marketing y ventas para acelerar sus procesos, ser más efectivas y aumentar su productividad. Con la nueva opción de adjuntar documentos PDF los equipos de marketing y ventas tendrán una forma sencilla y rápida de compartir sus documentos.

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