Cómo firmar digitalmente un documento con total garantía

Cómo firmar digitalmente un documento con total garantía

La firma digital se ha convertido en una herramienta que proporciona múltiples ventajas a las empresas, entre ellas, la eliminación de papel, lo que supone un ahorro en costes y agiliza los procesos y operaciones que se realizan durante la actividad. En este artículo vamos a ver cómo firmar digitalmente un documento, de manera que sea un proceso totalmente seguro y que a su vez pueda estar integrado dentro de la dinámica y gestión de cualquier negocio.

Cómo firmar digitalmente un documento

Para firmar un documento digitalmente hay que realizarlo bajo dos premisas principales: debe ser un proceso sencillo y rápido, y además, debe hacerse en un entorno de seguridad que proporcione total garantía sobre su protección.

Utilizando eSign de Innova, las empresas pueden gestionar la firma digital de sus documentos PDF fácilmente, permitiendo trabajar con administraciones públicas y clientes que requieran facturas firmadas digitalmente.

Utilizar eSign para firmar digitalmente un documento PDF

La solución eSign para realizar firmas digitales es una de las que mayor confianza despierta en los usuarios, por su sencillez en el uso, su seguridad y su integración en plataformas empresariales como Microsoft Dynamics 365.

Para utilizar eSign es necesario tener un certificado digital válido instalado en el ordenador, que la aplicación utilizará para realizar la firma de los documentos.

Formas de usar eSign

Con eSign de Innova es posible utilizar la firma digital de dos formas. Integrada dentro Dynamics 365 o de forma separada, como aplicación independiente.

  • eSign Standalone. Se puede utilizar eSign como aplicación independiente desde la cual, firmar digitalmente los documentos PDF de la empresa.
  • eSign integrado en Dynamics 365. Es posible utilizar eSign ePDF con el ERP (enterprise resource planning) de Microsoft Dynamics 365 Business Central. eSign se integra completamente dentro de la plataforma de Dynamics 365 en forma de add-on, y permite realizar las firmas digitales de los documentos generados dentro de esta plataforma. Esta integración está certificada por App Source, garantizando el cumplimiento de los estándares de calidad que Microsoft exige.

Ventajas de eSign

Las principales ventajas que proporciona eSign a la hora de firmar documentos PDF digitalmente son:

  • Firmas válidas. Con eSign las firmas electrónicas son legalmente válidas, cumpliendo los requisitos de las leyes de firma electrónica de todo el mundo.
  • Seguridad. Cumple los estándares de seguridad más exigentes para garantizar que la firma digital se realiza de forma fiable y con seguridad.
  • Fácil y rápido. Con eSign es muy sencillo firmar documentos digitalmente, enviar los documentos firmados, gestionar el orden de los firmantes de un documento, etc. Todo ello mediante un proceso fácil y ágil.
  • Flexibilidad. Con eSign se podrá elegir en qué parte del documento se puede colocar la firma digital, para así poder ajustarse al mismo. También puede configurarse el tamaño e información de la firma digital.
  • Registro de firmas y disponibilidad. eSign registra todas las firmas electrónicas que se realicen en el registro de auditoría, pudiendo consultar en cualquier momento los documentos firmados. Además, todas las partes involucradas en una firma digital recibirán automáticamente, una copia del documento.
  • Reduce los costos. eSign gestiona las firmas digitales de la empresa, consiguiendo que las mismas puedan prescindir del uso del papel. Este proceso proporciona a las empresas una reducción de costes, tanto en papel como en espacio de almacenamiento.

La firma de documentos digitales en el mundo empresarial es mucho más sencilla, segura y rápida, utilizando eSign de Innova. Utilizando esta aplicación de manera independiente o integrada dentro de Dynamics 365, los procesos de firma digital de documentos PDF en la empresa ya no serán un problema.

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