¿Estás protegido contra el fraude de facturas?

Evitar la aprobación de facturas falsas

El verano ya está aquí, y para mucha gente, eso significa que es hora de unas merecidas vacaciones. Sin embargo, muchas empresas observan que en verano aumenta el número de facturas falsas.

Invertir en una solución con un flujo de aprobación

Si utilizas un sistema con un flujo de aprobación y la opción de aprobación compartida, como Continia Document Capture, puedes garantizar procedimientos de aprobación internos sólidos.

Comparte tus documentos con un equipo de aprobación

Continia Document Capture también se puede configurar para que los documentos se puedan compartir con un grupo, como un departamento o empleados específicos encomendados.

 

El departamento de Cuentas por pagar es un objetivo principal para evitar el fraude de facturas. Los delincuentes que buscan explotar su negocio aprovechan los departamentos de Cuentas por pagar con menos personal durante el período de vacaciones.

Las facturas falsas se envían a los gerentes de finanzas por bienes o servicios que nunca se han pedido. Los estafadores explotan los bajos niveles de personal en los departamentos de finanzas para pasar facturas falsas para su pago inmediato.

La cantidad de facturas falsas suele ser menor, ya que el procedimiento de aprobación de facturas pequeñas puede ser menos estricto. Estas facturas suelen ser difíciles de detener, ya que parecen facturas normales.

 

La ventaja de un buen flujo de aprobación es que las facturas siempre son accesibles para las personas relevantes de la empresa.

Especialmente durante los períodos de vacaciones, cuando hay poco personal, puedes asegurarte de que las facturas sean aprobadas por tus compañeros activando la opción que se puede compartir «Fuera de la oficina».

Con el uso compartido activado, tus compañeros pueden realizar un seguimiento de las facturas aprobadas y publicadas. Esto garantiza la transparencia durante todo el proceso de aprobación.

Las facturas se te enviarían tanto a ti como a tu reemplazo de vacaciones, que se le asignaría como un sustituto de tus tareas mientras estás de vacaciones.

 

Esta puede ser una idea particularmente buena durante los periodos de vacaciones para que las facturas sean verificadas por varias personas diferentes.

Una forma en que se comete el fraude es mediante el envío de facturas que son casi idénticas a las facturas recibidas de los proveedores existentes de una empresa.

Al comparar el número de cuenta bancaria del acreedor en el directorio del acreedor con la información en la factura, Continia Document Capture puede advertir rápidamente sobre un posible peligro.

Esto ayudará a mejorar la seguridad significativamente.

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