Los flujos de aprobación son una herramienta esencial dentro de Dynamics 365 Business Central. Estos flujos automatizan y agilizan los procesos de las empresas al permitir que las tareas se aprueben de manera rápida, sin depender de correos electrónicos o documentos impresos para obtener aprobaciones.
¿Qué son los Flujos de Aprobación?
Los flujos de aprobación son tareas que se activan mediante una acción, condición o regla específica. Su objetivo principal es mejorar la separación de responsabilidades, aumentar la seguridad en los cambios de registros maestros y aplicar las mejores prácticas empresariales.
Ejemplos de Flujos de Aprobación
- Nuevos Datos Maestros: Garantizan que la información crítica, como cuentas de cliente, proveedor o artículo, sea revisada y aprobada antes de su uso.
- Cambios en Campos de Registros Existentes: Aseguran que modificaciones importantes, como precios de venta de artículos o límites de crédito de clientes, sean revisadas antes de aplicarse.
- Documentos de Compras y Ventas: Garantizan que órdenes de compra, facturas de ventas y otros documentos sean revisados y aprobados antes de su procesamiento.
- Diarios Financieros: Aseguran que los diarios financieros, como entradas de ajuste o transferencias de fondos, sean precisos y autorizados antes de registrarse.
Configuración y Uso de Flujos de Aprobación
Configurar un flujo de aprobación en Business Central es un proceso de cinco pasos:
- Definir Roles y Responsabilidades: Identificar quiénes serán los aprobadores en cada etapa del proceso.
- Crear el Flujo de Aprobación: Definir las condiciones que activarán el flujo y establecer las reglas para la aprobación.
- Asignar Aprobadores: Asignar a los usuarios o roles específicos como aprobadores.
- Probar el Flujo: Verificar que el flujo funcione correctamente antes de implementarlo en producción.
- Activar el Flujo: Poner en funcionamiento el flujo para su uso en la empresa.
Beneficios de los Flujos de Aprobación
Los flujos de aprobación ofrecen una serie de beneficios clave:
- Eficiencia: Automatizan el proceso de aprobación, ahorrando tiempo y reduciendo errores manuales.
- Seguridad: Garantizan que solo las personas autorizadas aprueben las transacciones.
- Visibilidad: Permiten rastrear el estado de las aprobaciones en tiempo real, proporcionando una mayor transparencia en los procesos.
Como veis, los flujos de aprobación son una herramienta poderosa para optimizar los procesos empresariales en Dynamics 365 Business Central. Aprovechar al máximo esta funcionalidad permite aumentar la eficiencia y la seguridad. ¿Ya habéis configurado los flujos de aprobación en tu empresa?
En Innova Advanced Consulting somos conscientes de que todos los procesos que ocurren dentro de una empresa son complejos y, en ocasiones, lentos. Por esto queremos ayudaros a aprovechar al máximo todos los recursos y funciones que podéis encontrar en Business Central.
