En los negocios, como en la vida, la gestión del tiempo es la clave. Y es que saber hacer una buena gestión de proyectos y tareas es una buena forma de ahorrar recursos económicos, pero, sobre todo, de tiempo.
De hecho, el tiempo es el único recurso que se haya demostrado hasta la fecha como ilimitado; el día tiene 24 horas. Punto.
Afortunadamente, la tecnología viene en nuestra ayuda en forma de software de administración de proyectos gracias a herramientas como Microsoft Project.
MS Project es la herramienta informática más popular y famosa ampliamente usada por organizaciones y compañías para la gestión de proyectos empresariales.
Microsoft Project, la mejor forma para optimizar nuestros recursos
La productividad es un factor imprescindible en una sociedad donde miramos el tiempo con lupa y que todas las empresas sin importar su tamaño o sus recursos aspiran a mejorar. Un software de gestión y administración de proyectos como Microsoft Project es el método perfecto para incrementar nuestra productividad ya que asiste a los administradores de proyectos a la hora de analizar, seguir un proyecto o asignar los recursos y tareas de los trabajadores.
Y es que saber planificar y gestionar el desarrollo de un proyecto desde el inicio hasta el final es imprescindible en un mercado empresarial tan competitivo donde el retraso de una tarea o la desorganización del detalle más insignificante puede significar el incumplimiento de las acciones de un proyecto, o peor aún la pérdida de clientes por no tener éxito en la ejecución de un proyecto.
Además, MS Project también nos asiste en la optimización de recursos para que todo vaya en una única dirección. Así es más fácil organizar tanto el tiempo de trabajo como la carga de las tareas de los trabajadores para que las cumplan a tiempo y lo mejor de todo es que nos permite ajustar el presupuesto sin que nos excedamos en un exceso de horas.
Las ventajas de un programa de administración eficaz y eficiente
Las compañías que se dedican a producir un producto, servicio o resultado necesitan de la ejecución de un proyecto para que su idea llegue a buen puerto. Por ello, la administración de empresas usa la gestión de proyectos como una herramienta para motivar, organizar y controlar nuestra idea inicial y convertirla en el producto o servicio esperado.
Este producto deberá tener unos objetivos medibles y ejecutables y a ser posible ejercer un cambio positivo en la organización o dar un valor añadido a nuestra organización. Los programas informáticos para la gestión de proyectos nos ayudan a conseguir todo lo anterior, pero para ello debemos seguir unas buenas prácticas descritas en guías como la que establece el PMBOK.
Y es que el software de gestión de proyectos ofrece una serie de beneficios como el control de todos los departamentos de nuestra organización así la colaboración y coordinación de recursos para administrar el ciclo de vida del proyecto. Pero de poco vale tener estos puntos positivos sino seguimos los pasos o procesos que marca la guía PMBOK de inicio, planificación, ejecución, monitorización y control, y la última y definitiva, el cierre.
Si identificamos estos cinco macroprocesos y nos dejamos guiar por la gestión de MS Project haremos fácil lo difícil y podremos llevar adelante nuestro proyecto con todo lujo de detalles, pero, sobre todo, conseguiremos que sea un éxito.
