OCR: presente y futuro en los sistemas de facturación

OCR: presente y futuro en los sistemas de facturación

La informática hace décadas que se ha convertido en imprescindible para la gestión de cualquier negocio, grande o pequeño. Especialmente en el aspecto de la contabilidad, donde el software ha evolucionado a pasos acelerados. Lejos quedan las primeras hojas de cálculo, ya que en la actualidad existen soluciones integradas que se encargan de todos los aspectos imaginables. Y para ello deben ser capaces de adquirir la información necesaria que frecuentemente llega de forma electrónica. Pero no siempre es así.

Muchas gestiones se realizan a través de documentos en papel y todavía se utiliza el fax en ocasiones puntuales. Aunque parezca una tecnología desfasada, a veces es lo más cómodo para quien necesita enviar un impreso a distancia y lo tiene ya en papel.

Por otra parte, muchas empresas no digitalizadas siguen enviando sus facturas en formato papel.

Desde el punto de vista de usuarios de un programa de facturación, podemos preguntarnos cómo contabilizar una factura de la que solamente disponemos la copia en papel.

¿Qué es un OCR?

Lo primero que se nos ocurre es teclearla, al método tradicional. Introducir manualmente los datos en la aplicación para que esta sea capaz de reconocerlos y utilizarlos.

Es una solución tediosa y que consume tiempo, lo cual puede ser un problema a medida que aumenta el número de documentos a introducir. Pero hay una alternativa, el reconocimiento óptico de caracteres, llamado OCR por sus siglas en inglés (Optical Character Recognition).

Desde principios de siglo XX existen diferentes ingenios que reconocen los caracteres impresos, creados en un origen como herramienta para personas invidentes. De hecho fue en los años 60, con el desarrollo de la informática, cuando surgen los primeros programas modernos de reconocimiento de caracteres. Mediante ellos los ordenadores son capaces de reconocer y almacenar la información contenida en un documento impreso, sin importar el tipo de letra o el formato del mismo.

Innovaciones y mejoras en tu facturación

La utilidad de este sistema es enorme en la gestión contable de una empresa, ya que permite:

  • Escanear facturas y procesarlas directamente en la aplicación de facturación. No es necesario que los documentos sigan un modelo de factura predefinido. Un software lo suficientemente avanzado puede detectar el tipo de documento a partir de los datos que éste contiene y clasificarlo como un ticket de proveedor, la factura de una comida de trabajo, etcétera. Las facturas pueden ser introducidas en el sistema de OCR directamente a través de un medio óptico como podría serlo un escáner, una cámara de fotos o un teléfono móvil, por ejemplo.
  • Cómo contabilizar una factura será un aspecto muy beneficiado con estas innovaciones y mejoras ya que mejoraremos el método de transcripción, haciéndolo prácticamente 100 % fiable, y así será más difícil que podamos cometer fallos.
  • También podemos utilizar un documento ya digitalizado para crear un modelo de factura que tengamos guardado o bien que nos llegue a través del correo electrónico u otro medio similar. El programa con capacidad de reconocimiento de caracteres analizará el archivo y reconocerá el texto que contiene, de cualquiera de las dos formas.

Al digitalizar los documentos podemos prescindir de su versión papel, con lo que ahorramos mucho espacio. Además, los tenemos más controlados en todos los sentidos, puesto que queda registrada su fecha de entrada. Además, no hay que preocuparse de su localización o del posible deterioro que puedan sufrir con el paso del tiempo. La opción de mantener copias en la nube asegura nuestra documentación contra accidentes como incendios, inundaciones o robos.

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