Las tareas administrativas en una pequeña o mediana empresa son muchas y pueden llegar a agobiar si no hay organización. Es muy importante ejecutarlas, pero también lo es hacerlo optimizando recursos y tiempo. Para lograrlo se usa un cuadro de mando integral.
Cuando hablamos de Cuadro de Mando Integral (CMI) nos referimos a una herramienta que facilita la gestión empresarial. Sirve para medir las actividades de una empresa, sus objetivos y estrategia. Representa visualmente los indicadores más importantes para el negocio, lo que permite mejorar los resultados.
En inglés se usa el término Balanced Scorecard para explicar que se usa en planificación y dirección de negocios. Sus creadores tuvieron la idea al ver la necesidad que había en las empresas de establecer estrategias y objetivos con hitos o metas definidas… y hacía falta una herramienta donde gestionarlas.
Una de sus ventajas es que permite establecer los objetivos (KPI) para la empresa, monitorizarlos visualmente de forma regular para comprobar la consecución de los mismos y tomar decisiones estratégicas.
Qué son los KPI
Las siglas KPI del acrónimo inglés Key Performance Indicator se refieren a los indicadores clave para la empresa. Son métricas que sirven para medir resultados, según los objetivos que se haya puesto la compañía. Se engloban muchos conceptos, pero la utilidad es ayudar al progreso y crecimiento de la empresa.
Hacer un seguimiento de los KPI es muy importante porque, al hacerlo, se detectan los puntos fuertes y los débiles. De esa forma se detectan mejor las oportunidades de mejora, allanando el camino hacia el éxito del negocio.
Gestión con cuadro de mando integral
El uso de un cuadro de mando integral no es solo para grandes corporaciones, también es muy útil para cualquier PYME. Para gestionarlo eficazmente hay que centrarse en los aspectos más importantes y no asignar demasiados indicadores, solo los esenciales.
Para configurarlo hay que tener en cuenta 4 áreas hacia las que se puede orientar.
Cliente
Para los departamentos que gestionen la atención al cliente se configuran los paneles del cuadro de mando para mostrar métricas de las ventas, las devoluciones, las opiniones de los clientes, los tickets de soporte. Además, se pueden añadir gráficas de comparativas con la competencia.
Finanzas
Para los gerentes o directivos de contabilidad y finanzas les será de mucha utilidad un CMI con métricas financieras y de marketing: margen neto de utilidad, rentabilidad de la inversión, crecimiento sostenible, etc.
Gerencia
En cuanto al área de procesos internos de la empresa, conviene incluir algunos KPI muy interesantes como, por ejemplo, recursos humanos, calidad, costes de producción, proveedores, etc.
Herramientas Business Intelligence
El Business Intelligence se refiere a las estrategias para traducir la información en conocimiento práctico para la empresa. También se llama así a las herramientas que cumplen esta función.
Hay muchas herramientas en el mercado pero la más usada es Microsoft Power BI, que facilita el diseño y extracción de información para el cuadro de mando o Balanced Scorecard. Su mayor valor está en que se integra perfectamente con otros productos de Microsoft como Excel, Azure y SQL Server.
Ventajas de usar un cuadro de mando integral
El uso de Microsoft Power BI como cuadro de mando integral aporta muchas ventajas que debemos tener muy en cuenta.
- Vuelca toda la información en tiempo real y ayuda a detectar tendencias para tomar mejores decisiones.
- No son necesarios conocimientos de programación. Se pueden visualizar los datos en Excel.
- Con Power Map y Power View se crean gráficos e imágenes en 3 dimensiones.
- Se pueden presentar datos complejos en sencillas tablas y gráficos en un solo panel.
- Acceso a la información desde cualquier dispositivo y lugar, ya que la información está accesible desde la nube.
El uso de un cuadro de mandos con Power BI es fundamental para la evolución de cualquier empresa. Además, se puede usar de forma gratuita y se complementa muy bien con otras herramientas habituales de Microsoft. Si decides usarla en tu empresa, notarás una gran diferencia.
